Toda contratação deve ser precedida de Estudo Preliminar para análise de viabilidade do objeto, bem como levantamento de elementos essenciais que comporão o Termo de Referência (ou Projeto Básico).
De modo geral, toda contratação deve observar normativos que disciplinam o objeto a ser contratado, bem como a análise de contratações anteriores ou séries históricas, no intuito de prevenir a ocorrência de percalços observados anteriormente durante as fases de Planejamento da Contratação, Seleção de Fornecedor e Gestão de Contrato.
A IN SEGES nº 05/2017 define diretrizes específicas para cada elemento dos Estudos Preliminares. São elas:
a) Necessidade da contratação: atentar que a justificativa para a contratação do objeto deve ser fornecida pela unidade requisitante.
b) Instrumentos de planejamento do órgão ou entidade: demonstrar o alinhamento da contratação com as Políticas Públicas vigentes e aos Planos instituídos pelo órgão ou entidade, se couber.
c) Requisitos da contratação: elencar os requisitos necessários ao atendimento da necessidade, bem como definir natureza do objeto, duração do contrato de prestação, critérios e práticas de sustentabilidade, se possível. Além disso, identificar a necessidade de transição contratual e elaborar quadro identificando soluções de mercado (produtos, fornecedores, etc) que atendem aos requisitos especificados.
d) Estimativas das quantidades: definir e documentar o método de estimativa das quantidades a serem contratadas, utilizando contratações anteriores, se for o caso, e demais documentos que lhe dão suporte. Para os casos em que houver necessidade de materiais específicos, cuja previsibilidade não se mostra possível antes da contratação, avaliar a inclusão de mecanismos para tratar a questão.
e) Levantamento de mercado e justificativa da escolha: identificar a existência de novas metodologias, tecnologias ou inovações que melhor atendam às necessidades da Administração. No caso de complexidade técnica do objeto, poderá ser realizada audiência pública para coleta de contribuições visando definir a solução mais adequada.
f) Estimativas de preços: definir e documentar o método para estimativa de preços, incluindo nos autos as memórias de cálculo da estimativa de preço e demais documentos que lhe dão suporte.
g) Descrição da solução como um todo: descrever todos os elementos para que a contratação produza os resultados pretendidos.
h) Justificativa para parcelamento ou não do objeto: o parcelamento da solução é a regra devendo a licitação ser realizada por item, sempre que o objeto for divisível, desde que se verifique não haver prejuízo para o conjunto da solução ou perda de economia de escala, visando propiciar a ampla participação de licitantes.
i) Demonstrativo dos resultados pretendidos em termos de economicidade e de melhor aproveitamento de recursos: declarar benefícios diretos e indiretos almejado com a contratação em termos de economicidade, eficácia, eficiência, de melhor aproveitamento dos recursos disponíveis, inclusive com respeito a impactos ambientais positivos, bem como de melhoria da qualidade de produtos ou serviços oferecidos à sociedade.
j) Adequação do ambiente do órgão: elaborar cronograma com as atividades necessárias para adequação do ambiente da organização, bem como considerar a capacitação dos servidores para atuar na contratação e na fiscalização do objeto.
k) Declaração da viabilidade ou não da contratação: declarar explicitamente a viabilidade da contratação, justificando com base nos elementos anteriores dos Estudos Preliminares.
Tais diretrizes são importantes para que o processo de contratação ocorra com celeridade, uma vez que a aderência de toda documentação aos normativos vigentes é analisada por áreas, as quais não demandaram o objeto da contratação.